La disciplina de gestión de contratos o contract management crece en importancia desde hace unos años como una herramienta estratégica que contribuye a que las empresas logren los resultados esperados en las relaciones derivadas de su actividad. En la actualidad, y debido al impacto de la crisis sobre las compañías, su funcionalidad se torna aún más importante, habiéndose puesto en valor algunos instrumentos clave del control de gestión entre los que está el desarrollo de un plan para redimensionar los gastos. Por otra parte, la oferta de productos y servicios necesita adaptarse a una menor demanda o a cambios de las necesidades e intereses de los clientes y en este contexto una gestión de contratos eficiente ayudará a afrontar con éxito estos desafíos.
La importancia de un contract management eficiente en el Departamento de Compras
En la gestión de contratos intervienen muchos departamentos. En muchos casos es el Departamento Legal el que se encarga de esta función, aunque si nos centramos en los contratos de compras de bienes y servicios, el CPO y su equipo son los que lideran esa gestión.
El contract management con proveedores que se lleva a cabo en el Departamento de Compras aporta un gran valor a la compañía, tanto por su impacto en el control de costes para generar EBITDA como en la satisfacción del cliente. Y en estos momentos críticos cobra aún más importancia. Son tiempos de incertidumbre y ambigüedad que reclaman analizar si el pool de proveedores y los términos y condiciones de los contratos son los más idóneos para alcanzar esos objetivos.
La determinación de los KPIs del Departamento de Compras tiene el doble objetivo de medir el retorno de valor de las compras para la compañía y su impacto sobre los productos y servicios finales. En lo que respecta a la gestión de la contratación con proveedores, los KPIs estarán referidos a:
- La medición de performance y calidad de los proveedores
- La supervisión del riesgo proveedor y de contratación, en toda su extensión
- El control y seguimiento del coste de compras y evolución del TCO (Total Cost of Ownership) tanto de materias primas como de compras de indirectos recurrentes y otros indicadores de evolución del coste de contratación de proyectos
En un artículo publicado para los socios de nuestro partner CPOnet se recogen opiniones de expertos en Compras de grandes empresas. Para ellos, las tareas de su departamento que están relacionadas con contrataciones no deberían ceñirse a ajustar cambios en las condiciones contractuales o penalizar si no se han prestado determinados servicios, sino a tratar de buscar a los mejores proveedores, que se adapten a las necesidades de la compañía, sean fiables y con los que no sea necesario aplicar penalizaciones.
Estos profesionales entienden que contratar no es sólo negociar precios, sino mucho más. Por ello, la medición y seguimiento del cumplimiento del contrato incluirá no solamente los SLA (Service Level Agreement) cuyo incumplimiento implique aplicar las oportunas penalizaciones, sino KPIs cuya definición se base en el nivel de servicio que esperan los clientes, por ejemplo, plazos de entrega, calidad del producto, tiempo de resolución de incidencias, etc. Por ello, los contratos deberían incluir estos conceptos -SLA, KPIs- que permiten medir el rendimiento o performance de un proveedor.
Cómo mejorar la eficiencia en la revisión de los contratos de Compras
Los profesionales que se encargan del contract management se suelen centrar en los contratos críticos más grandes o importantes, sin prestar la atención requerida a otros que pueden llegar a sumar una cantidad elevada de dinero.
Además, la experiencia compartida por estos expertos es que existe una tendencia histórica a cerrar acuerdos contractuales con fecha 31 de diciembre. Esto provoca que en gran parte de las compañías se cree un cuello de botella difícil de gestionar. En ocasiones, esos proyectos críticos se espacian durante el año para poder atenderlos, pero no siempre ese tipo de planificación ayuda a negociar en el mejor momento del mercado.
La solución a esta pérdida de eficiencia es implementar otro tipo de planificación, puesto que a la mayoría de los departamentos de Compras les resulta muy difícil incrementar los recursos. Por ejemplo, Jairo Ramos comparte en el citado artículo de la Asociación CPOnet la experiencia de su compañía Uriach. Con la simple acción de agrupar los proyectos por trimestres aplicando vencimientos diferentes en los contratos han conseguido no dejar escapar esas oportunidades de ahorro para generar EBITDA, además de alcanzar una gran mejora en el nivel de servicio y abarcar más proyectos con los mismos recursos. Además, parte de esos ahorros se pueden destinar a contratar más recursos para el departamento que lo hagan aún más eficiente.
También mejorará la eficiencia el uso de herramientas tecnológicas que permitan el almacenamiento de toda la documentación relacionada con los contratos, la monitorización de su gestión y la automatización de avisos de los vencimientos con la suficiente antelación para poder revisarlos.
De este modo, el contract management se posiciona como función clave en las compañías para mejorar el rendimiento operativo y financiero a la vez que ayuda a reducir el riesgo financiero. Es fundamental formar a los profesionales que asumen este rol en el Departamento de Compras para entender en profundidad que la gestión de contratos puede aportar mucho valor a la empresa e incrementar la rentabilidad.
En el caso de que una empresa utilice una solución de Supply Chain Finance para gestionar digitalmente los acuerdos de pronto pago de facturas con sus proveedores, el CPO tiene acceso total a la información sobre la gestión de los descuentos por pronto pago a través de dicha plataforma SCF. Esto aporta al CPO mayor margen de maniobra para negociar el precio de compra y condiciones de pago u otros descuentos, condiciones de envío y entrega de los productos o prestación de servicios, etc.
El SCF se alinea con esa visión estratégica de liderazgo del Departamento de Compras y del CPO como creador de valor para la empresa. Éste podrá hacer un seguimiento de los KPIs del negocio. Algunos de ellos están ligados directamente a indicadores clave como son el riesgo proveedor y de contratación, y el control del coste de compras y evolución del TCO que hemos citado.
Leave a Comment