Hace unos días presentamos el post en el que descubríamos los KPIs financieros que mejorarán en las empresas que incorporen una solución SCF para el pronto pago a proveedores. Hoy abordamos los principales KPIs que implementarán la función de Compras a través del uso del SCF en tu empresa.
Al igual que hicimos para seleccionar los KPIs financieros que reflejan la eficiencia de una solución SCF, los KPIs para el Departamento de Compras que elegimos muestran los beneficios de integrar BilliB como solución SCF en el proceso de abastecimiento.
Por otra parte, los criterios de elección de los KPIs de Compras no se refieren solo al control del gasto, sino también a otros indicadores relevantes cuando la empresa sigue un proceso de abastecimiento estratégico. Este análisis integra el estudio de las necesidades de suministro de la propia empresa, su posición frente al mercado de oferta y su poder de negociación con los proveedores. Con ello, la compañía busca identificar las mejores oportunidades para el abastecimiento atendiendo a otros factores, además de reducir costes: mejorar la calidad, mitigar riesgos, incluir la innovación de mercado y, sobre todo, la selección de los proveedores idóneos y mejor calificados.
Este proceso implica la coordinación con otros departamentos o áreas, y la alineación de la estrategia de abastecimiento con los objetivos y metas corporativas. Significa que se considera al Departamento de Compras como generador de valor para la compañía. En este sentido, como vimos en anteriores posts, la empresa que implementa una solución SCF logra impulsar la alineación entre el Departamento de Compras y Finanzas y tratar a los proveedores como aliados de su abastecimiento estratégico.
Nos parecía necesario hacer esta introducción, antes de pasar a explicar los principales KPIs de Compras que muestran los beneficios de una solución SCF (Supply Chain Finance) en un proceso de abastecimiento estratégico.
Ahorro total de costes
El cometido básico del Departamento de Compras es el control de costes, por lo que este indicador permite un seguimiento de cómo lo está logrando. Se pueden realizar dos tipos de mediciones:
- El ahorro conseguido sobre los costes totales reales. Mide el impacto real que tiene el ahorro en la cuenta de resultados
- El ahorro conseguido sobre los costes previstos en el presupuesto operativo. Mide el ahorro que consigue del Departamento de Compras con independencia de las variaciones en la demanda interna de la empresa. Si se evalúa en el tiempo, en periodos superiores a un año, se puede analizar la evolución del ahorro conseguido por el Departamento
Una solución SCF que ofrece la gestión del pronto pago a proveedores, como BilliB, supone un ahorro mayor en costes pues consigue una eficacia mayor en la negociación de acuerdos de descuentos por pronto pago entre las empresas socias de la cadena de suministro, y la opción de realizar descuentos dinámicos puede conseguir para la empresa compradora importes más altos en los descuentos. El gasto de Compras disminuye, pues, considerablemente, lo que contribuye a generar EBITDA.
Ventas sobre gasto
Para empresas que posicionan su Departamento de Compras entre los áreas estratégicos de la empresa, esta ratio es otro indicador clave, pues su medición periódica, por ejemplo mensual, permite ajustar y actualizar el presupuesto operativo en caso de producirse variaciones en las ventas, sobre todo en una caída de estas.
Puede calcularse también la ratio del margen sobre gasto, que considera una variable indicadora de la evolución del negocio y no solo variables que controla el Departamento de Compras, como son el gasto/costes y el consumo o la demanda interna de la empresa.
Optimización de costes de gestión de proveedores
El Director de Compras – CPO – debe medir también los costes de gestionar los pedidos o de la gestión de facturas de proveedores, si bien con un proceso automatizado para el ciclo order to cash consigue reducir en gran medida los costes.
En el caso de la solución SCF de BilliB, que incluye servicios de gestión documental y de los requisitos fiscales de las facturas rectificativas correspondientes a los descuentos, las empresas logran una eficiencia administrativa aún mayor que tendrá su reflejo en este KPI.
Cumplimiento de formas de pago
Mide el cumplimiento de los compromisos pactados respecto a las formas y plazos de pago y ayuda a controlar el periodo medio de pago a proveedores (DPO) de forma que no dañe a las relaciones con ellos, facilitando que el Director de Compras lleve una buena gestión de proveedores.
Una solución SCF para el pronto pago a proveedores permite reducir DPO sin coste, ya que se pueden anticipar pagos de facturas perfectamente planificados con el fin de incrementar la rentabilidad. Estas decisiones financieras se coordinan con el Departamento de Compras, cuyo director está perfectamente informado, en tiempo real, a través de los cuadros informativos del estado de las facturas y sus vencimientos futuros que la solución SCF pone a disposición de los directivos de las empresas.
Transparencia de procesos
Mide la eficacia y legalidad de los procesos realizados en el Departamento de Compras y permite controlar e informar sobre los resultados de gestión. Este indicador utiliza variables como los plazos de pago y cumplimiento de la legalidad, que BilliB ayuda a cumplir con mayor eficiencia.
Incentivos de negociación
Mide el rendimiento de los acuerdos de negociación desde el punto de vista económico y también desde otros aspectos como la calidad, seguridad y mejora en el tiempo de respuesta, etc. Ya se ha visto cómo las soluciones SCF mejoran el rendimiento de los acuerdos de descuentos por pronto pago y mejoran las relaciones con los proveedores, allanando y haciendo más eficaz la negociación de otras condiciones comerciales. También, la variable de Responsabilidad Social Corporativa que, como explicamos extensamente en otro post, es uno de los beneficios que aporta una solución SCF.
En definitiva, estos KPIs miden no solo la reducción de costes sino el rendimiento relativo al aprovisionamiento estratégico, considerando al Departamento de Compras como un departamento estratégico para la empresa.
